Детайлно за оперативните разходи (част 2/3)

Автор Екатерина Котева
Май 2022

В уводната част (виж тук) представих най-общо темата за управлението на разходите на фирмата , така както ние я наблюдаваме в работата с разнообразни бизнеси в последните години.

В обувките на предприемача:
Искрено се надявам, че вече е станало ясно за нашия читател – ние сме хора, идващи от оперативния бизнес. Теоретизирането на икономически теми не е наша слабост или самоцел. Смисълът за нас е да обобщим натрупани наблюдения, да синтезираме добрите и доказано работещи практики, да улесним тяхното прилагане и да насърчим собствениците на малки и средни предприятия в България да не спират да изучават собствения си бизнес и непосредствен пазар – там винаги има скрит потенциал за растеж!

В духа на горните думи, предлагам да продължим темата за разходите с един (нарочно силно опростен)
 
Пример:

Вие сте търговец, който купува и препродава Вафла. Продажбите реализирате от собствен физически магазин. В магазина работят 3ма служители и сте се договорили с доставчика да получавате стоката на прага на магазина.

Приемаме условно, че купувате Вафла-та по 1.00 лв/бр и я предлагате за продажба по 1.30 лв./бр. Бизнесът е ОК, клиентите са редовни и доволни.

Обичайният месечен оборот продажби на магазина е около 25,000 лв/месец (за примера ~ 19х.бр Вафли по 1.30 лв/бр).

Вече дълго време управлявате успешно своя магазин и знаете средно-месечните разходи, които трябва да посрещнете:
• За ток, вода, климатизация, , почистване, интернет, поддръжка софтуер – 500лв/месец
• За заплати, осигуровки и бонуси на персонала– 3500 лв/месец
• За вас, като собственик – 1500 лв/месец
• Целева печалба от дейността – „колкото дойде“ или „колкото повече, толкова по-добре“.
• Преди време бяхте сметнали, че ежемесечните разходи за комунални и заплати(5500лв) излизат около 22% от оборота и затова решихте и слагате надценка 30% върху доставните цени. Така можете да пресмятате бързо при промяна или при пускане на нов асортимент. Разликата от около 8% оставихте за печалба и/или за непредвидени разходи.

Средномесечно картината на магазина в табличен вид изглежда така:

Някои уточнения:

1. В доставната цена на Вафлите влизат:
– Цената на производителя – по негова фактура . В примера тази цена е 0,90 лв/бр;
– Разходите за доставката до магазина – по фактура на логистична фирма. В примера тази цена е 0,10 лв/бр.

Направили сте си сметката, че ако използвате собствен транспорт, време и усилие и се стремите да поддържате същото качество на доставката, алтернативната цена би била 0,15 лв/бр.

2. Себестойност на продажбите (COGS или Cost of Goods Sold) – показва колко струват точно продадените Вафли по техните цени на заприхождаване. Тя (себестойността) рядко (да не кажем никога не) е равна на фактурите, получени от доставчика в разглеждан период (ако работите за собствена сметка и поддържате някаква стокова наличност);

3. Бруто марж –разликата между приходите от продажби и описаната себестойност;

4. Нето марж – разликата между Бруто маржа и непосредствените търговски разходи, за да се случат тези продажби (в нашия случай те са 0, тъй като не сме дали бонус към клиентите/служителите за реализиран оборот).

5. Печалба от дейността преди корпоративния данък – прекият ефект от дейността, която ни ангажира времето и ресурсите. (не е задължително да се припокрива със счетоводните дефиниции, но е важно да отразява всички, отнасящи се към нея приходи и разходи).

Нека Ви задам няколко въпроса (обръщам се към собственика на магазина от примера):

1) Знаете ли каква е себестойността на продажбите Ви за избран период?
2) Знаете ли с какъв марж работите?
3) Знаете ли с какъв процент печалба работите?

Предлагам следния (минимално изменен) изглед на горната таблица – просто добавих вдясно годишния резултат (х12) и още една колона (% от продажбите)

Картината стана по-ясна, нали? Какво виждаме сега:
Себестойността е 77% от приходите от продажби, съответно брутния марж е 23% (а не 30%, както Ви е останало в главата!);
Разходите за комунални и персонал са 22% от оборота (както добре помните), но печалбата остава едва 1% (не 8%, както очаквахте!)

Важното дотук:
1) Когато пресмятате стойностите на разходите като процент от продажбите, картината добива много по-ясни и осезаеми очертания -става понятна, сравнима и добива „ пропорция“ , тъй като всичко се „оразмерява“ спрямо приходите от продажби.

2) Себестойността на продажбите се различава от сумата на фактурите за покупка през периода. Това е така, защото една част от купеното през месеца остава в склада, а продаденото в началото на текущия период е било купено предходния . За да установим точния ефект от дейността е важно да вземем продадените бройки и да ги умножим по доставните им цени. Така получаваме Себестойност на продажбите (Cost of Goods Sold

3) Марж и надценка са различни неща – като абсолютна стойност те са равни (в таблицата – ред „Бруто марж – представляват разликата между продажна и доставна стойност), но като процент са различни. При маржа (margin) знаменателят е сумата на Продажбите, а при надценката (markup) знаменателят е сумата на Себестойността.

Този начин на оценка на ефективността по никакъв начин не отразява движението на паричните потоци (например). Те са обект на отделно планиране и анализ. Въпреки това, Отчетът ни дава бърза и безмилостно точна представа дали не работим „залудо“. Той е толкова близо и същевременно, толкова далеч от съименника си, който Счетоводителят Ви изготвя веднъж в годината, за да декларира в НАП.

Уверявам Ви, когато тази картина е постоянно точна, актуална и е пред очите Ви, тя ще се превърне във Ваш основен инструмент управление. Незаменим помощник е, както общо за фирмата, така и за всеки отделен склад/магазин/производство, клиентска група или отделен клиент, асортиментна категория и дори на ниво доставчик или артикул.

В следващата част 3 ще разгледаме основните групи разходи, които не могат да бъдат отнесени към всяка единична цена на продаден артикул и ще продължим с ползването на процентите.