Времето
- On December 12, 2017
Автор: Екатерина Котева
Тема, която вълнува мен, близките ми и всички бизнес партньори, с които съм комуникирала в последните години. Времето е ресурс – най-скъпият ни, най-оскъдният и най-небрежно прахосваният сред всички. Едно време мигах неразбиращо на американизма “time is money”, a сега се чудя какво точно не съм разбирала. Сигурно първосигналната ми по онова време реакция с презрение, че “онези пък там все за пари мислят” или наивната ми тийнейджърска заблуда, защото когато си малък времето тече с по-бавна скорост, а нетърпението за случки и новости все те задушава.
По-късно, когато ритъмът ми тиктакаше в голямата корпоративна машина, все си пожелавах обучение по time management за Новата година. Всеки януари стартирах с нови техники за регистрация, одит и управление на времето, пък то все се изплъзваше и се разпиляваше в срещи, планирания, прогнозирания, отчети, презентации, телефони и безкраен поток от ултра-спешни мейли.
Така и не се научих да си изключвам outlook-а като се застоя на бюрото, пък и беше изключително непрофесионално да откажеш мигновен отговор на влитаща информация с гриф Важно! и срок Вчера! Колегите, с които работех в един офис споделяха и изслушваха всички спешности и волю-неволю се опитваха да помогнат. Ефектът – голяма бройка вечно разсеяни, фрустрирани и затрупани от задачи хора, които се чудят как да “отбият бързите топки” във всеки следващ недостатъчно продуктивен ден.
Постепенно и необратимо, важните ми часове станаха онези от 18:30 нататък (или преди 8.00 сутринта). Тогава врявата, мейлите и телефоните оставаха на изчакване и се отдавах на събиране на мислите от деня. Чак за планиране на оставаше време, но поне ми позволяваше да се огледам докъде съм затънала. “Много добре, хубаво ще е да включа и да поработя върху планирането в тия часове. Това започвам да го правя, обещавам си! Нали е правилно да се концентрирам в “профилактиката” срещу Спешното” …
Вярно, важно е да се огледаш в края на деня, но времето вечер на тихо в офиса е инвестиция само когато човек няма друг живот – онзи личния – за хора близки и потребности персонални, които утолява в останалата половина от деня и които егоистично делят минути с нуждата от сън.
Сигурно Ви описвам до болка познати признаци на пожарникарското ежедневие и усещането за пълно неудовлетворение, че все някой друг дърпа късия повод около врата ти…
А, ще кажете, ти си била просто служител, тряскаш вратата и забравяш, а я си представи бизнесът да е твой и да си отговорен за всичко, 24/7. Какъв ти сън, какъв ти личен живот! Забравяш просто…
Да кажем, че реално някак наистина “треснах вратата” на цялата врява и сега, в безвремието на ентусиазма, чувството за свобода и мечтите, сядам да премисля следващите си ходове и да се подготвя да действам по-мъдро в предстоящия ми път.
Какво научих досега?
1. Никога няма да успея да свърша всичко, което съм намислила!
2. Работя над 4 ключови умения, които помагат в надбягването с часовника – Анализ, Планиране, Делегиране и Дисциплина.
– Анализ – какво, кога, как ще стигна до целта – сядам и записвам!
– Планиране – предварително, задълбочено, изчерпателно, а големите задачи се разбиват на стъпки. Както казват, слонът се ядял на хапки.
Сядам и записвам –
– Списъци със задачи за седмицата и за следващия ден – правя го в петък/неделя вечер и съответно предната вечер – за следващия ден;
– Създавам стандартен график (шаблон) с 30-мин интервали, където блокирам време за важните задачи и отбелязвам рутинно повтарящите се. (За хората от 21 век – използвайте активно календара на телефона/компютъра си!)
Важно – планирам по важност, за да елиминирам спешните задачи!
– Делегиране – описвам дейностите си, класирам ги по матрицата умения/забавление и всичко, което изисква базови умения и не ми харесва да върша, прехвърлям на някой друг. Нагледно в схемата по-долу – всички дейности в жълто прехвърлям незабавно и веднага щом съм осигурила добра приемственост се заемам с останалите. Не забравям да включа в собствения си график време за преглед и обсъждане на отчетите за делегираните дейности.
Важно – избягвам капана “ако го свърша сам ще спестя време”!
Нямам съмнение, че добавям най-много стойност, когато съм ангажирана с дейности в оранжевата ЗОНА.
Подходът към всичко, което остава в моя списък със задачи е подчинен на базовата логика на Stephen Covey, добре позната от бестселъра му “The 7 habits of highly effective people”.
Важните теми заемат 80% от времето ми и задължително отделям ¼ от това време и внимание на планирането, стратегията и систематизирането. Това е и същинската “профилактика” срещу пожарите на бюрото.
Оставам реалист, все пак, и зная че маловажните неща също искат своето и на тях ще дам толкоз, колкото и на стратегическата работа – ни повече-ни по-малко от 20%. Е, това естествено води и до нужда от следващото критично умение – самодисциплината.
– Самодисциплина – не отлагам днешната работа за утре, прилагам горните умения и не се увличам с делегирането! Можем да говорим още много за дисциплината, но ще я оставя за отделна тема.
–
3. Научих и притчата за мъдреца, който дал урок на своите ученици. Ще Ви демонстрирам:
Вземете един буркан и поставете в него големи речни камъни. Изглежда пълен, нали? Да, но все пак можете да изсипете дребен чакъл и той да заеме места в пролуките, при това- не малко. Можете дори да изсипете ситен морски пясък отгоре и той да потъне в буркана, без усилие. Накрая, можете да налеете и вода, до ръба на буркана. Голям буркан се оказа! А я опитайте да съберете същите количества, ако започнете да пълните буркана в обратен ред? Нямате шанс! Ами така е и с времето ни – първо трябва да намерим място за важните, големите ни ангажименти – към нас самите, към близките, към големите ни цели. Всички други, по-дребни задачи и проблеми винаги можем да съберем в пролуките. Едно обаче е сигурно – никога няма да намерим място за важните неща, ако не наместим първо тях!